IT-Teams und sogar einzelne Nutzer können verschiedene OneDrive-Dokumente oder E-Mails mit grossen Anhängen löschen – vor allem, wenn sie alt oder nicht mehr relevant zu sein scheinen. Ohne eine effektive Backup-Lösung können diese Schritte dauerhaft sein – eine echte Herausforderung, wenn sie diese Daten in der Zukunft benötigen.

Die meisten Unternehmen erstellen im Rahmen ihrer normalen Zusammenarbeit eine grosse Anzahl von Dateiduplikaten. Wenn sie jedoch versuchen, frühere Versionen oder echte Duplikate zu löschen, kann es passieren, dass sie versehentlich die falschen Dateien entfernen.

Auch wenn es selten vorkommt, ist es möglich, dass unzufriedene Mitarbeiter wichtige Dateien sabotieren oder löschen, und wenn der Schaden entdeckt wird, kann es zu spät sein, sie wiederherzustellen.

Cyberkriminelle werden immer raffinierter und entwickeln immer realistischere E-Mails, mit denen sie ahnungslose Mitarbeiter täuschen können. Ein einziger Klick genügt, um sich Zugang zu verschaffen und entweder Daten zu exfiltrieren oder sie im Rahmen eines Ransomware-Angriffs als Geiseln zu nehmen.

Wenn Mitarbeiter ausscheiden, sollten IT-Administratoren die Microsoft 365-Daten sichern und die Lizenz wiederverwenden. Dies geschieht jedoch nicht immer, was zu noch mehr Datenverlusten führen kann.

Anwendungen von Drittanbietern können zu Angriffen auf die unerlaubte Erteilung von Einwilligungen führen, durch die wertvolle Daten gestohlen werden können.

Viele Unternehmen – vor allem kleine und mittlere – erlauben ihren Mitarbeitern, ihre eigenen Geräte zu benutzen. Dieses Modell spart zwar Geld und macht es für die Mitarbeiter einfacher, kann aber zu Datenproblemen führen, wenn die Geräte verloren gehen oder gestohlen werden.

Unfälle passieren. Aber wenn Mitarbeiter wichtige Daten überschreiben, können diese Unfälle zu echten Problemen für das Unternehmen führen – vor allem, wenn es keine Möglichkeit hat, geschäftskritische Daten wiederherzustellen.

Es gibt zwar Möglichkeiten, Microsoft Outlook-E-Mails und andere Microsoft 365-Daten zu sichern, aber diese Prozesse sind in der Regel zeitaufwändig und mühsam – nicht ideal für vielbeschäftigte MSPs oder IT-Experten.